¿Sabías que al implementar el gobierno de datos puede transformar la empresa para aumentar su rentabilidad, asegurando decisiones más ágiles y basadas en hechos?
Las empresas están impulsando la modernización de sus procesos debido, en parte, al crecimiento desorganizado de sus operaciones y a la necesidad de resolver problemas recurrentes. Estas situaciones suelen resultar en reprocesos, demoras o fallas en la prestación de servicios, lo que a su vez afecta la confiabilidad de la información reportada a diferentes entidades. Esto puede llevar a pérdidas financieras y al fracaso en el cierre de negocios debido a errores humanos o tecnológicos. Aunque muchas organizaciones optan por adquirir nuevas tecnologías como solución, es importante destacar que la simple compra de estas herramientas tecnológicas no garantiza la resolución de todos los problemas identificados.
Esto hace que al inicio de la planeación estratégica de estas empresas se fijen proyectos o iniciativas con el fin de determinar que se requiere para poder cumplir con los objetivos, así como que las situaciones identificadas se resuelvan en aras de minimizar el error o eliminarlo de raíz.
Como valor agregado en las sesiones de planificación entre los líderes de procesos y la Alta Dirección, es fundamental considerar la información generada y analizada desde el área de procesos o planificación, que desde la metodología del enfoque por procesos pueden enriquecer el ejercicio de evaluación de la situación actual de las operaciones. A través de métodos de seguimiento y control, se dispone de elementos suficientes para complementar las iniciativas identificadas, lo que permitirá una toma de decisiones más informada y efectiva.
Y así se llegue a desarrollar proyectos tecnológicos que buscan subsanar estas situaciones o que lleve a la modernización de las operaciones, sin que esta iniciativa o proyecto se convierta en una compra más de otra herramienta tecnológica para el catálogo de servicios.
Por ello al implementar el Gobierno de Datos se ofrece un modelo de operación que incluye un conjunto de procesos, políticas, procedimientos y una estructura organizacional para la toma de decisiones en todos los niveles estratégicos, táctico y operativos, esto hará que los datos obtenidos estén disponibles y generen valor a la empresa. Por otro lado, a nivel tecnológico la empresa debe contar con entorno de gestión y procesamiento de datos (Data WareHouse, Data Lake o entornos Big Data), para que se pueda almacenar, acceder a la información y diseñar una arquitectura de datos para gobernarlos desde el origen y estén a disposición del proceso que los necesite.
Así mismo es vital para una empresa conocer los datos que tiene, donde están ubicados y cómo se utilizan, lo cual se logra con la implementación de Modelos de Gobierno de Datos desarrollándolo de forma estructurada al dar una visión global de la información, permitiendo que se tomen decisiones basados en hechos y datos, lo que haría que cualquier usuario comprenda los datos identificados y que cumple la legislación vigente de la protección de datos.
Los beneficios concretos al implementar el gobierno de datos en la empresa y contar con el acompañamiento del área de planeación o procesos hará que en se ve de manera mas concreta los beneficios que pudiesen obtener en el corto, mediano y largo plazo
1. Planear y desarrollar proyectos que involucre a todos los actores áreas de negocio, tecnología y de planeación entre otras.
2. Reducir los riesgos en la operación, evitando al máximo fallas en la prestación del servicio, por errores en la construcción y presentación de la información.
3. La adquisición de nuevas tecnologías teniendo en cuenta las necesidades encontradas, que priorice y proteja la inversión además que tenga un mayor impacto
en el desempeño del negocio y la creación de valor.
4. Fomentar la cultura y mentalidad enfocada a los datos que lleve a convertir al dato en un activo estratégico de la empresa
5. Evitar pérdida de ganancias por el no cierre de negocios por errores humanos o tecnológicos.
Así se podrá construir una La hoja de ruta para el desarrollo de iniciativas una vez sea implementado el Modelo de Gobierno de los Datos, se adapta a las necesidades del negocio haciendo sinergias al finalizar exitosamente la iniciativa en la operación diaria. Los casos de éxito al implementar gobierno de datos podrían a llegar a ser mayores al involucrar al área de planeación o procesos de las empresas desde el inicio de implementación de un Gobierno de Datos y así les permitirá visualizar el impacto en los cambios al interior de los procesos, lo que llevaría a una planificación de cambios que incluya las actividades y tiempos de ejecución, para obtener resultados a corto, mediano y largo plazo en todos los procesos y las partes interesadas, los tiempos de ejecución de las actividades.
Es esencial desarrollar las iniciativas de manera paralela a la implementación de soluciones tecnológicas, ya que esto garantiza una alineación efectiva con los aspectos técnicos y permite que el personal de la empresa adopte nuevas formas de operar en su día a día. De este modo, al concluir los proyectos, las transiciones hacia la nueva operación serán más amigables para todos los involucrados, facilitando la incorporación de la herramienta tecnológica en las actividades diarias. Esto, a su vez, permitirá medir su grado de apropiación y asegurará que el retorno de la inversión se realice dentro del plazo establecido.
En la actualidad se viene implementando el gobierno de datos en varios sectores de la economía entre los cuales tenemos:
· El sector público: Gracias al impulso del Ministerio de las TIC que lo promueve en el marco del Gobierno digital, este busca asegurar que el gobierno de datos cumpla con los propósitos de negocio de las entidades públicas o entes del orden territorial, llevándola a conseguir una reducción de costos en lo que concierne a su operación al cumplimiento normativo de protección y seguridad de la información allí recolectada.
· El sector bancario: Se busca asegurar que al implementar un gobierno de datos como una estrategia que lleve a mejorar la eficiencia en el uso de los datos de los clientes, donde también se reducen los riesgos de fraude y el cumplimiento normativo, además de personalizar los servicios de acuerdo a las necesidades identificadas derivadas del análisis de los datos recolectados.
· El sector salud Se busca asegurar que al implementar un gobierno de datos como una estrategia que lleve a mantener actualizados los datos de los pacientes, y se mejore la atención y servicio al reducir los costos en la prestación de los mismos, y lleve a las entidades a hacer una medicina mas preventiva al contar con información para el desarrollo de las investigaciones médicas y la toma de decisiones basadas en datos confiables.
· y El sector transporte y logística Se busca asegurar que al implementar un gobierno de datos como una estrategia que lleve a mejorar la operación de la cadena de suministro al reducir los costos de operación, los riesgos y mejorar la prestación del servicio en lo relacionado con los tiempos de entrega de productos y servicios para todos los actores que participan de ella.
Ahora con la introducción de nuevos conceptos como el Gobierno de datos adaptativo que desde DAMA España, viene adelantado que dicho gobierno se implemente de manera progresiva y lleve a que se adapte al contexto y a las necesidades de cada producto de datos, no se impone de forma rígida y uniforme si no que se ajustan las políticas y procedimientos de datos a medida que la empresa evoluciona, para que el gobierno de datos siga siendo relevante y eficiente.
En conclusión, la implementación de gobierno de datos está tomando mayor relevancia para las empresas, y si esta se hace teniendo en cuenta el acompañamiento del área de planeación y procesos que desde su enfoque por procesos aportara elementos para que se haga una gestión precisa y eficiente de los datos puede llevar a mejorar significativamente la eficiencia en los procesos, reducir los costos de operación y mejorar la toma de decisiones. Los ejemplos presentados aquí muestran cómo diferentes sectores económicos en Colombia han implementado la gobernanza de datos y cómo ha impactado positivamente en su éxito y crecimiento.
Por último, los conceptos de Gobierno de Datos y enfoque en procesos pueden parecer desconectados. Sin embargo, al profundizar en ellos, como se detalla en este artículo, se revela un punto en común: ambos buscan la mejora continua y la optimización de las actividades dentro de las empresas. El objetivo final es aumentar la rentabilidad del negocio y mejorar el rendimiento de las operaciones.
July Alexandra Ortega Patiño – Coordinadora de Servicios Profesionales
